满意在EDI

最近一段时间里，承运人和托运人都从电子数据交换系统(EDI)中获得了巨大的好处。从长远看，回报将更加丰厚。该系统的使用，有效地降低子库存，提高了对产量的控制。许多公司都十分惊讶，因为这项投资给予他们令人咋舌的回报，但是却很少有公司承认他们收到了预期的效果。

　　这主要在于，在EDI使用过程中，许多公司还存在着许多误区。

　　EDI作为一种联络方式，远没有想象中那么简单，这也就是大多数公司所犯的致命错误之一。EDI和他的兄弟技术―电子商务，是一个整体而不仅仅只是一个连接问题。

　　如果不能把EDI系统和公司的数据库系统完整地结合起来，那就如同买了一辆法拉利跑车并把它用一根麻绳和一匹马拴在一起，然后让他们一起跑。系统软件协会的David Hough曾在《自动化研究与开发》杂志上指出，如果你想降低成本，就必须使EDI系统完全融入公司的操作系统。

　　在有大量不同方法传递信息的今天，是什么使EDI系统成为计算机码和数据传送的标准工具呢?公司可以用EDI系统传递数据、文件，并可以大幅度地降低成本，关键就在于它能把商业伙伴紧密地联系在一起，它的意义不仅仅是电子数据的传送和接收，而是整个商务过程的统一。

　　一些公司并不想完全摒弃传真和纸张作业。他们的目标是降低库存、减少积压，减轻商业伙伴的负担，但是仅仅通过EDI来传递数据并不能解决这些问题，而只有创建一个完整的统一的电子商务系统才能解决。

　　统一的电子商务远不止取代订单那样简单，他将使合作的计算机系统之间的边界消失，并给出每个系统的使用提示。

　　在基础的电子商务系统中，并不仅仅只是传送数据，他还起到了扳击的作用。每个供应商都将成为制造商装配线上的一个“扩展槽”，而批发商如能有效地利用电子商务，就会使其更有效、更紧密地联系起制造商和零售商，成为制造商理货中心的一部分。《自动化研究与开发》曾报道过，某汽车制造商由于使用了EDI系统而使每辆车的成本降低了71美元的事实。

　　对于远洋承运人来说，EDI和电子商务系统需要一个保证，也就是说你键入的订舱信息必须是确实的，而你也不必重复地键入同样的信息。它意味着承运人将迅速得知您的订舱信息并及时处理。同时，它还意味着，您可以更有效地选择您的贸易伙伴，而这种效率将是前所未有的。

　　但是，现在许多公司在走一条与一体化相反的路，他们习惯把采集到的信息打印出来，然后再转发给需要这些信息的部门。也就是说，公司并没有享受到EDI系统所带来的高效率，他们也就失去了对EDI系统的信心，EDI的推广就有了障碍。

　　第二个错误就是许多公司想让EDI系统独立运转。要想从EDI系统的使用中获益，就要明白EDI本身并不是万能的，而是要把它融入到整个电子商务的战略和系统中。

　　走进电子商务，意味着要利用EDI与国际互联网和其它一切可以利用的技术工具。APL公司的信息部经理曾在《电脑周刊》上说：“我们自从建立了EDI系统后，利用国际互联网进行的与托运人、物流公司的交易稳定而且安全。”

　　托运人需要的服务是及时、迅速的，在通常情况下，他们无法得到这样的服务。一家美国公司的物流经理曾在《托运人》上指出：“承运人对他们总是说一套，做一套，但在互联网上，承运人就无法隐瞒任何东西。”

　　自动化、一体化的压力将在未来一年里越来越大。如果我们想做生意，就必须利用信息技术。其它类型公司能做到的，为什么承运人就不能呢?

　　托运人也越来越重视EDI、电子商务和互联网了。Pereli电缆公司负责信息技术的副总裁John Javolik说：“EDI只是整个电子商务战略的一小部分，如果您把两者结合起来，你就会充分体会到EDI和互联网所带来的巨大优势。”

　　建立一个统一的电子商务系统，让EDI和互联网同时工作，会使他们各自的工作效率成倍地增加。事实上，APL的信息部经理所提到的，用更具有灵活性的EDI系统把电子商务延伸到各种信息领域，现在已经可以做到了。

　　尽管一些公司已经启用了EDI系统，但仍然存在很多误区。因为他们把精力集中在如何发送信息，而不是系统本身和创建一个完整的电子交易系统。他们没能使得这项技术和投资在电子化处理信息方面得到充分利用。

　　第三个问题就是，为什么许多采用EDI系统的公司没有看到他们的投资所带来的优势呢?许多公司好像相信使用EDI系统是有价值的，因此，他们建立起庞大的操作系统，给每一个贸易伙伴建立一个单独的EDI系统，而不同的EDI系统采用不同的数据标准和频道。忽然，他们意识到一辆法拉利是需要一群动力系统来维持运行的。

　　管理网络的连接分散了使用者的注意力，他们必须筛选出对自己有用的信息。联邦物流公司副总裁Lisa Lichterberg说：“我们收到了6800条卖方信息，但如果每位卖方都建立一个不同的系统，我们的买方如何得到全部信息呢，它将是一个大问题。我们不能指望买主去查遍所有这些不同的系统。”

　　避免发生类似事件的关键，就在于卸下自己建立、完善和维护EDI系统的负担，因为这种复杂的建立一个统一的EDI连接的工作应该留给专家去做。对于每一家公司来说，你只要管好连接到本公司的线路就可以了。建立起所有的系统连接是浪费时间、精力和资源的事情，它好比建立一个你自己的电话公司一样。

　　使用该技术的公司最好不要过分依赖(VANs)增值网来传递信息，VANs的功能仅仅是传送信息，而不能与贸易伙伴进行完整的电子交易，且使用费用相当高昂，尽管现在大量的在线文件传输是通过这个途径。这也是为什么新一代的第三方可以通过一个“超级黑匣子”来处理大量信息和实际工作的原因。

　　灵活性是新第三方的一个重要标志，他们熟知每一个操作步骤。他们用XML(一种简练的计算机扩展语言)把EDI和网络技术完美地结合起来，因为第三方的目标是使整个商务过程取得进步，而不只是简单传递信息，他们能够降低成本，增强功能，提高效率。

　　许多美洲大公司已经高兴地看到了这个结果。一家公司的技术服务部经理Manro Defelice在《电脑周刊》上说：“去年我们通过互联网给一个客户传送了一个大约40MB的文件，如果用VANs发送的话，大约需要2万美元，而利用因特网的成本，只不过几个美元而已。”

　　越来越多的承运人发现，他们必须毫无选择地提供给客户所有他们想知道的关于托运和费率的信息，这就要求为每一个客户建立一个完整统一的电子商务。简单地在互联网上设置一些网页是不够的，托运人要求提供完整的网上交易服务。

　　幸运的是，这里已经有了解决的方案。新的软硬件联络工具将给使用者提供更具灵活性、功能更强大的EDI系统，使用者现在能够真正体会到这项技术所带来的巨大回报，他们将更具竞争优势。

　　以下有几点建议供使用者参考：

　　1、要真正连接，而不只是联络。换句话说，就是你不只是需要看到EDI，而是要真正使用它，这是第一步。其次，你要明白，一体化之后怎样才能使你和你的客户从中得到收益。在《电子商务》中，微软公司的Mark Walker曾指出：“人们总是等到一项技术完全成熟之后，才会将之应用到实际工作中去，而我们认为应该先把电子商务完全融入到实际工作中之后，再不断提高技术。”

　　2、如果你想实现自动化，就需要一体化。将EDI和电子商务一体化，会大大简化你的工作过程，即使是在最基本的操作领域。完善的一体化操作系统将会为公司节省数百万美元。Manalgtics的研究显示，如果采用电子商务的话，成本为150美元的一票货将减少80％以上的开支。而如果完全用电子商务来解决的话，成本将只需6美元，对于远洋承运人来说，将使其每年节省20亿美元的开支。

　　3、使用互联网、局域网和广域网。在所有不同的电子商务解决途径中，国际互联网是建立全球商务环境重要的一部分，也是未来电子商务不可或缺的一部分。大部分人认为EDI不能通过互联网运作，而只能通过VANs来操作，其实这是错误的。无论通过什么样的线路，只要能把数据传送到指定的位置就可以，这才是决定性的。只要你允许EDI和电子商务完全融入到本公司的具体操作中，信息就会平稳而高效地从一个商务进程进入到另一个中。

　　4、在你的客户离开你之前，停止打印。如果你仍然把信息打印出来后才加以使用，那么EDI对你来说就仍是一个幻想。托运人希望看到的是电子化的信息，而且现在就要。他们不想为一张提单而白白浪费24小时。他们付款时希望看到的是准确的数字。从理论上说，纸张操作的错误率会达到25％，或者更高，它可能会导致浪费几天的时间来纠正一个错误数据，更不要说重复地犯此类错误了。但对于电子商务来说，只需重新键入信息就可以了。对于承运人说，唯一能赢得竞争的方法就是快速准确地传递信息，而能做到这一点的也只有通过一体化的电子商务系统。

　　5、让你自己成为这张大蜘蛛网的未端，而不是中心。这样你就会有充分的时间去研究怎样处理你收集到的信息，而不必担心网络的连接是否正常。要尽量采用终端，与服务商建立一个单一的连接就足够了，因为服务商将提供你所需要的全部信息，而你也不必去管理整个网络。

　　6、用XML工作，而不是HTML。简单易用的HTML是一种很好的工具，但现在有一种功能更强大的语言――XML。HTML可以带你去你想去的地方，找到你需要的信息，但XML可以把你想传递的信息传递到你想让他去的地方，并可以直接进行商务运作。它的优势在于用规则驱动来取代数据驱动，可以给你更大的灵活性。HTML可以给你大量的信息，但XML更适于电子商务的操作。

　　7、不幸的是EDI也同时受到一些现有技术的限制，因为许多公司还没有意识到它的潜力和灵活性。只有当你完全理解它的功能时，才会给你带来质的飞跃。

　　总之，一旦一个公司完全使用EDI进行商务活动的话，EDI将会给公司带来一个飞跃。承运人可以通过大量的电子信息传递，大幅度提高货流速度，降低成本，还可以增加新的服务项目，提高客户的满意程度，并在竞争中占尽先机。